FAQ

Die §§ 120 bis 122 Schulgesetz bilden die grundlegenden Bestimmungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern, Eltern und Lehrerinnen und Lehrern im Schulbereich. Diese bereichsspezifischen Regelungen sind zum Teil strenger als das allgemeine Datenschutzgesetz NRW. Sie gelten unabhängig davon, ob die personenbezogenen Daten auf herkömmliche Weise in Listen, Karteien oder Akten erfasst oder elektronisch verarbeitet sind. Die Einzelheiten der Datenverarbeitung werden durch Rechtsverordnungen umfassend geregelt. Diese sichern eine landeseinheitliche und für alle Betroffenen transparente Behandlung ihrer personenbezogenen Daten. Die Schulleiterin oder der Schulleiter ist für den Schutz der Daten und die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen in der Schule verantwortlich.

Empfehlungen des Bundesarchivs zur Anwendung der
verschiedenen PDF/A-Versionen

Bei einer dauerhaften Aufbewahrung von digitalen Unterlagen empfiehlt das Bundesarchiv, diese
zum einen im Ausgangsformat und zum anderen soweit notwendig als originalgetreue Repräsenta-
tion in Form eines PDF/A-Dokuments aufzubewahren, um diese dauerhaft lesbar zu halten.

PDF/A-Dokumente lassen sich auf unterschiedlichen Wegen erzeugen:
- aus gescannten Vorlagen
- über eine direkte Konvertierung der Ursprungsdaten
- über einen Export aus dem Programm, mit dem das Ursprungsdokument erstellt wurde
- über einen Zwischenschritt, der aus einer PDF-Datei schließlich PDF/A erzeugt
- über Druckausgabeformate z.B. unter der Verwendung von PDF24 Creator

Die rechtliche Grundlage für die Aufbewahrung der Schulunterlagen in NRW ist die Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern.

§ 9
Aufbewahrung, Aussonderung, Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten

(1) Für personenbezogene Daten, die nach dieser Verordnung in Dateien gespeichert oder in Akten aufbewahrt werden, gelten folgende Fristen:

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind, jedoch nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, sofern nichts anderes bestimmt ist.

(2) Sind die Daten nach Absatz 1 in öffentlichen ADV-Anlagen oder auf Datenträgern gespeichert, gelten die Aufbewahrungsfristen entsprechend. Für auf privaten digitalen Geräten gespeicherte Daten (§ 2 Absatz 2) beträgt die Aufbewahrungsfrist ein Jahr. Sie beginnt abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schülerin oder der Schüler von der Lehrerin oder dem Lehrer nicht mehr unterrichtet wird.

(3) Akten und Dateien, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind mit Ausnahme der Dateien nach § 2 Abs. 2 dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Akten und Dateien, die nicht durch ein Archiv übernommen werden, sind zu vernichten oder zu löschen.

(4) Bei Schließung einer Schule bestimmt die zuständige Schulaufsichtsbehörde in Absprache mit dem Schulträger und der übernehmenden Schulleitung eine andere Schule, der die Pflichten nach Absatz 1 bis 3 übertragen werden. Ihr sind zu diesen Zwecken die Daten von der auslaufenden Schule zu übermitteln. Die Pflicht zur Aufbewahrung schließt das Sicherstellen der Rechte der betroffenen Personen (z.B. Einsichtnahme, Auskunft, Berichtigung) ein.

(5) Zur Führung der nicht öffentlichen Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern zeitlich unbefristet verwenden:

1. Name, Vorname und

2. Jahr der Beendigung des Schulverhältnisses.

Schülerinnen und Schüler sind berechtigt, bei Bedarf Einsicht in die sie betreffenden Unterlagen zu nehmen und Auskunft über die sie betreffenden Daten zu erhalten (§ 120 Abs. 9 SchulG). Dies beinhaltet auch das Recht, Kopien zu erhalten. Nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO ist eine Kopie unentgeltlich zur Verfügung zu stellen. Diese Vorgabe der höherrangigen DSGVO gilt unmittelbar.

https://bass.schul-welt.de/17585.htm

https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/kp/dsk_kpnr_6.pdf