FAQ

Die §§ 120 bis 122 Schulgesetz bilden die grundlegenden Bestimmungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern, Eltern und Lehrerinnen und Lehrern im Schulbereich. Diese bereichsspezifischen Regelungen sind zum Teil strenger als das allgemeine Datenschutzgesetz NRW. Sie gelten unabhängig davon, ob die personenbezogenen Daten auf herkömmliche Weise in Listen, Karteien oder Akten erfasst oder elektronisch verarbeitet sind. Die Einzelheiten der Datenverarbeitung werden durch Rechtsverordnungen umfassend geregelt. Diese sichern eine landeseinheitliche und für alle Betroffenen transparente Behandlung ihrer personenbezogenen Daten. Die Schulleiterin oder der Schulleiter ist für den Schutz der Daten und die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen in der Schule verantwortlich.

Empfehlungen des Bundesarchivs zur Anwendung der
verschiedenen PDF/A-Versionen

Bei einer dauerhaften Aufbewahrung von digitalen Unterlagen empfiehlt das Bundesarchiv, diese
zum einen im Ausgangsformat und zum anderen soweit notwendig als originalgetreue Repräsenta-
tion in Form eines PDF/A-Dokuments aufzubewahren, um diese dauerhaft lesbar zu halten.

PDF/A-Dokumente lassen sich auf unterschiedlichen Wegen erzeugen:
- aus gescannten Vorlagen
- über eine direkte Konvertierung der Ursprungsdaten
- über einen Export aus dem Programm, mit dem das Ursprungsdokument erstellt wurde
- über einen Zwischenschritt, der aus einer PDF-Datei schließlich PDF/A erzeugt
- über Druckausgabeformate z.B. unter der Verwendung von PDF24 Creator

Die rechtliche Grundlage für die Aufbewahrung der Schulunterlagen in NRW ist die Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern.

§ 9
Aufbewahrung, Aussonderung, Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten

(1) Für personenbezogene Daten, die nach dieser Verordnung in Dateien gespeichert oder in Akten aufbewahrt werden, gelten folgende Fristen:

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind, jedoch nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, sofern nichts anderes bestimmt ist.

(2) Sind die Daten nach Absatz 1 in öffentlichen ADV-Anlagen oder auf Datenträgern gespeichert, gelten die Aufbewahrungsfristen entsprechend. Für auf privaten digitalen Geräten gespeicherte Daten (§ 2 Absatz 2) beträgt die Aufbewahrungsfrist ein Jahr. Sie beginnt abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schülerin oder der Schüler von der Lehrerin oder dem Lehrer nicht mehr unterrichtet wird.

(3) Akten und Dateien, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind mit Ausnahme der Dateien nach § 2 Abs. 2 dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Akten und Dateien, die nicht durch ein Archiv übernommen werden, sind zu vernichten oder zu löschen.

(4) Bei Schließung einer Schule bestimmt die zuständige Schulaufsichtsbehörde in Absprache mit dem Schulträger und der übernehmenden Schulleitung eine andere Schule, der die Pflichten nach Absatz 1 bis 3 übertragen werden. Ihr sind zu diesen Zwecken die Daten von der auslaufenden Schule zu übermitteln. Die Pflicht zur Aufbewahrung schließt das Sicherstellen der Rechte der betroffenen Personen (z.B. Einsichtnahme, Auskunft, Berichtigung) ein.

(5) Zur Führung der nicht öffentlichen Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern zeitlich unbefristet verwenden:

1. Name, Vorname und

2. Jahr der Beendigung des Schulverhältnisses.

Schülerinnen und Schüler sind berechtigt, bei Bedarf Einsicht in die sie betreffenden Unterlagen zu nehmen und Auskunft über die sie betreffenden Daten zu erhalten (§ 120 Abs. 9 SchulG). Dies beinhaltet auch das Recht, Kopien zu erhalten. Nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO ist eine Kopie unentgeltlich zur Verfügung zu stellen. Diese Vorgabe der höherrangigen DSGVO gilt unmittelbar.

https://bass.schul-welt.de/17585.htm

https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/kp/dsk_kpnr_6.pdf

Welche Lehrerdaten Schulen, Schulaufsichtsbehörden, Studienseminare und das Landesprüfungsamt für Zweite Staatsprüfungen für Lehrämter an Schulen zu welchen Zwecken verarbeiten dürfen, ist in der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer (VO-DV II)  festgelegt. Die genauen Datenkataloge und Verarbeitungszwecke sind in den Anlagen zur Verordnung konkretisiert. Die Verordnung selbst regelt auch Fälle der Datenübermittlung und bestimmt die Aufbewahrungs- und Löschungsfristen für Dateien und Akten. Sie enthält Vorgaben zur Datensicherheit und regelt die Auskunfts- und Berichtungsansprüche sowie das Akteneinsichtsrecht der betroffenen Lehrerinnen und Lehrer.

Welche Daten der Schülerinnen und Schüler sowie ihrer Eltern Schulen und Schulaufsichtsbehörden in Dateien oder Akten verarbeiten dürfen, ist in der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I) festgelegt. Es handelt sich im Wesentlichen um Personaldaten wie Namen und Anschriften, bei Schülerinnen und Schülern auch um die Schullaufbahn- und Leistungsdaten, die in das Schülerstammblatt aufzunehmen sind. Die VO-DV I regelt unter anderem auch die Übermittlung von Daten an andere Stellen oder bei einem Schulwechsel und bestimmt die Fristen für die Aufbewahrung, Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten. Beispielsweise müssen Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen 50 Jahre aufbewahrt werden. Nur so können verlorengegangene Originale ersetzt werden. Die VO-DV I enthält Vorgaben zur Datensicherheit und regelt die Auskunfts- und Berichtigungsansprüche sowie das Akteneinsichtsrecht von Schülerinnen, Schülern und Eltern. Die Schule darf zeitlich unbefristet eine Schulchronik führen, in der u.a. die Namen und die letzte Anschrift der Schülerinnen und Schüler verzeichnet sind.

Die Rechtmäßigkeit der Bild- und Tonaufzeichnungen des Unterrichts oder sonstiger verbindlicher Schulveranstaltungen ist an das Vorliegen der allgemeinen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen, d.h. an die Einwilligung der Betroffenen, gekoppelt. Die Lehrkraft muss sicherstellen, dass Schülerinnen und Schülern, die einer Aufzeichnung nicht zustimmen, nachteilsfrei das erwartete Unterrichtsziel erreichen.

Erforderlich ist sowohl die Einwilligung der betroffenen Schülerinnen und Schüler
(§ 120 Abs. 6 SchulG) als auch die Einwilligung der Lehrkräfte (§ 121 Abs. 1 Sätze 3, 8 und 9 SchulG).

Näheres zu den Anforderungen an eine wirksame Einwilligung finden Sie oben unter "Erfordernis der Einwilligung zu bestimmten Datenverarbeitungen" in dieser FAQ-Liste.

Datenschutz an Schulen in NRW
Handreichung für Schulen

https://www.medienberatung.schulministerium.nrw.de/_Medienberatung-NRW/Publikationen/Datenschutz_Schulen_NRW_2019.pdf

https://www.ldi.nrw.de/datenschutz/medien-und-technik/websites-muster-fuer-datenschutzhinweise

Das Gremium der unabhängigen deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder.

Auf diesen Seiten finden Sie offizielle Entschließungen, Orientierungshilfen und weitere Informationen zum Thema Datenschutz.