FAQ
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Private EndgeräteDie Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I) bestimmt auch die Voraussetzungen, unter denen Lehrkräfte Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern auf privaten digitalen Geräten verarbeiten dürfen (§ 2 Abs. 2 VO DV I). Dies ist nur zulässig, soweit es zur Erfüllung schulischer Aufgaben erforderlich ist. Dazu bedarf es einer qualifizierten Genehmigung der Schulleitung (vgl. Genehmigungsvordruck lt. Dienstanweisung ADV), in der alle rechtlichen und technischen Bedingungen verbindlich vorgegeben sind. Welche Daten überhaupt auf Privatgeräten verarbeitet werden dürfen, ist restriktiv in Anlage 3 der VO-DV I enumerativ festgelegt. Eine solche Genehmigung zu erteilen ist jedoch nicht zulässig, wenn ein persönliches dienstliches Gerät zur schulischen Nutzung ausgehändigt wurde. Eine bereits erteilte Genehmigung erlischt mit Aushändigung eines Dienstgeräts. Trotz Ausstattung mit einem dienstlichen Gerät kann die Nutzung von Privatgeräten nur in begründeten, zu dokumentierenden Einzelfällen vorübergehend von der Schulleitung zugelassen werden, soweit dies zur vollumfänglichen schulischen Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist und die datenschutzgerechte Verarbeitung entsprechend der für die Nutzung von Privatgeräten geltenden Standards gewährleistet ist (§ 2 Abs. 2 Satz 7 VO-DV I). Der vorübergehende Charakter muss dem sachlichen Grund geschuldet sein. Relevant ist insoweit, wie lange der Einsatz mangels anderweitiger technisch realisierbarer Software-Möglichkeit bzw. mangels Verfügbarkeit eines dienstlichen Gerätes, das die schulisch notwendige Aufgabenerfüllung ermöglicht, erforderlich ist. Dies zu entscheiden liegt in der Verantwortung der Schulleitung. Vorrangig ist bereits bei der Planung der schulischen IT-Ausstattung in Abstimmung mit dem Schulträger zu berücksichtigen, dass darüber die schulisch notwendigen Anwendungen technisch leistbar sind. Dabei können sowohl die persönlichen dienstlichen Endgeräte als auch weitere Geräte, etwa in der Schule vorhandene Ausstattung, berücksichtigt werden. Alternativ ist der Einsatz anderweitiger Hard- bzw. Software zu prüfen. Die Beratung der Schulen erfolgt durch Datenschutzbeauftragte, Medienberatung und zuständige Schulaufsicht. | |
Private Endgeräte: Darf ich auf privaten Endgeräten Programme wie 'Whatsapp', IMessage' oder 'Telegram' benutzen, wenn ich auf dem gleichen Gerät meine dienstlichen Daten verarbeite?Grundsätzlich gibt es keine rechtliche Regelung, die Schulen sowie Lehrkräften die Verwendung von modernen Kommunikationsmedien wie WhatsApp ausdrücklich verbietet. Die Zulässigkeit der Datenverarbeitung und -speicherung ist vielmehr umfassend durch Gesetz, Verordnungen und Erlasse geregelt. Die Schulleitung steht in der Verantwortung für die Beachtung der Datenschutzbestimmungen. Nach diesen Vorgaben muss bei der dienstlichen Kommunikation an öffentlichen Schulen gewährleistet sein, dass der gewählte Kommunikationskanal die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt. Sofern personenbezogene Schülerdaten übermittelt werden, erfüllt WhatsApp diese datenschutzrechtlichen Voraussetzungen nicht. Wenn Lehrkräfte mit Eltern sowie Schülerinnen und Schülern über WhatsApp kommunizieren und personenbezogene Daten übermittelt werden, liegt dies daher im persönlichen Ermessen aller Beteiligten und ist keine von der Schulleitung zu verantwortende dienstliche Kommunikation. Sinnvollerweise ist eine schriftliche Einverständniserklärung der betroffenen Personen bzw. der Erziehungsberechtigten für diese Form der Kommunikation einzuholen. Den Schulen stehen bei Fragen die Medienberaterinnen und -berater vor Ort sowie die schulischen Datenschutzbeauftragten in den Schulamtsbezirken zur Seite. | |
Private Endgeräte: Darf pädagogisches und sonstiges Personal (z.B. Ganztagspersonal, Integrationshelfer) Daten auf privaten Endgeräten verarbeiten?Nach § 2 Abs. 2 Satz 1 VO DV I ist nur zugelassen, dass Lehrkräften eine Genehmigung erteilt werden kann, personenbezogene Schülerdaten auf ihren privaten ADV-Anlagen zu verarbeiten. Nach der Definition im Schulgesetz fällt das pädagogische und sozialpädagogische Personal nach § 58 SchulG nicht unter den Begriff der Lehrkräfte. Eine solche Genehmigung kann diesem Personenkreis nach geltender Rechtslage somit nicht erteilt werden. | |
Private Endgeräte: Dürfen Webanwendungen wie SchiLD Web oder LOGINEO NRW auch ohne Genehmigung auf privaten Endgeräten genutzt werden?Eine Genehmigung ist für die Nutzung eines privaten Endgerätes einzuholen, sobald Daten mit Personenbezug auf diesem verarbeitet werden sollen (vgl. § 2 Abs. 2 Satz 1 VO DV I bzw. § 2 Abs. 4 VO DV II). Dieses gilt auch, wenn z. B. Webanwendungen mit personenbezogenen Daten nur aufgerufen werden; auch das reine Betrachten bzw. Lesen von Daten auf dem Bildschirm fällt bereits unter den Begriff der Datenverarbeitung. | ||
Private Endgeräte: Link zum GenehmigungsvordruckGenehmigung | |
Private Endgeräte: Wie lange dürfen Daten gespeichert werden?Die Aufbewahrungsfrist für die auf privaten Endgeräten von Lehrkräften gespeicherten Daten beträgt ein Jahr. Sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schülerin oder der Schüler nicht mehr von der Lehrkraft unterrichtet wird (§ 9 Abs. 2 S. 2 u.3 VO DV I). Darunter fallen auch ggf. erstellte Backups. Sollten Daten über diese Frist hinaus gespeichert werden, so sind diese auf schulische Anlagen zu übertragen. | |